Senin, 16 November 2015

Mengenal iso 9001 : 2008 dalam Proses Kerja


MENGENAL ISO 9001:2008
Mutu
Arti sempit
Mencakup mutu ptoduk saja
Arti luas
Mutu mencakup produk, biaya, masa penyerahan, pelayanan
Setiap perusahaan memiliki produk utnuk dijual kepada pelanggan. Demikian pula setiap orang di dalam perusahaan memiliki produk yang harus dijaga mutunya.Ex. di unit stiching, jepretnya lebih dari batas toleransi,, maka produk  perusahaan cacat. Semua orang di dalam perusahaan memiliki produk yang akan berpengaruh terhadap profuk perusahaan. Maka dari itu pengendalian mutu menjadi tanggung jawab setiap orang di dalam perusahaan.
Mengapa mutu itu penting bagi saya??
Karena pelanggan adalah pihak yang memberikan pertumbuhan bagi perusahaan. Pelanggan pula yang memberikan kepastian lapangan kerja bagi anda dan semua orang yang ada di dalam perusahaan. Karena itulah memberikan kepuasan kepada pelanggan merupakan cara terbaik untuk menarik agar mereka kembali membeli produk kita.
Bagaimana cara memberikan kepuasan kepada pelanggan??
Dengan cara memberikan produk dan pelayanan yang bermutu dan sesuai dengan persyaratan mereka.Menghasilkan mutu yang baik merupakan prestasi buat anda, sebaliknya bila anda tidak menghasilkan mutu yang tidak baik maka anda akan membebani tugas rekan sekerja anda.
Siapa pelanggan saya??
Perusahaan kita memiliki pelanggan, yaitu mereka yang membeli / memakai produk kita. Anda sendiri juga memiliki pelanggan secara langsung, yaitu unit yang berada di proses berikutnya. Bila anda dapat memuaskan eplanggan di proses berikutny, maka pada gilirannya pelanggan eksternal juga akan dapat dipuaskan.
Kesalahan yang terjadi dalam suatu proses akan terbawa ke proses berikutnya dan tidak jarang sampai ke tangan pelanggan.
Agar dapat memuaskan pelanggan, maka kendalikanlah proses anda sebaik mungkin. Usahakan agar proses anda berjalan dengan baik dan menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan mutu.
Apa peran saya dalam pengendalian mutu?
Untuk menghasilkan mutu produk yang baik, anda harus mengendalikan proses. Setiap proses membutuhkan input dan menghasilkan output. Maka dari itu kenalilah apa input dan output dai proses anda.
Mengendalikan input berarti menjaga agar input yang anda terima bebas cacat. Pastikan bahwa input anda bebas dari ketidaksesuaian sebelum proses anda lakukan.
Mengendalikan proses berarti menjaga agar proses berjalan dengan baik. Semua parameter proses harus anda kendalikan agar berjalan sesuai dengan persyaratan yang tidak menghasilkan cacat. Parameter apasajakah itu???tergantung proses di unit masing-masing

Mengendalikan output berarti memastikan agar output anda sesuai dengan persyaratan mutu. Jangan mengirimkan produk cacat kepada pelanggan anda.
3 hal penting :
  1. Jangan menerima input yang tdk sesuai (cacat)
  2. Jangan menghasilkan ketidaksesuaian
  3. Jangan mengirimkan ketidaksesuaian ke proses berikutnya

Mengenal ISO 9000
ISO 9000 adalah suatu standar sistem manajemen mutu yang dikeluarkan oleh organisasi internasional bernama International Organization for Standardzation. ISO bukan singkatan, berasal dari kata isos (bahasa Yunani, artinya sama atau sepadan.
ISO 9000 Bukan merupakan standar mutu produk melainkan standar untuk mengatur sistem manajemen mutu. Artinya bukan produknya yang disertifikasi namun sistem manajemen mutu untuk menghasilkan produk tersebut. Ex. bila kita membuat baju, maka yang diatur adalah prosesnya, mulai dari penerimaan pesanan hingga baju tsb dikirim ke pelanggan.Seri ISO ada beberapa satndar
  1. ISO 9000 : menjelaskan mengenai konsep dan memuat kosa kata (istilah) mutu
  2. ISO 9001 : merupakan persyaratan standar untuk sistem manajemen mutu
  3. ISO 9004 : merupakan panduan untuk perbaikan kinerja mutu di perusahaan
  4. ISO 19011: merupakan penuntun untuk audit
Dari ke4 standar tersebut, hanya ISO 9001 saja yang dapat disertifikasi, selain itu digunakan sebagai panduan saja.
Apa persyaratan ISO??
Persyaratan ISO 9001:2008 terdiri dari 5 bab yang dibagi emnjadi beberapa elemen, yaitu :
(4) Distem Manajemen mUtu
            (4.1)    Persyaratan Umum
            (4.2)    Persyaratan Dokumentasi
(5)       Tanggung Jawab Manajemen
            (5.1) Komitmen Manajemen
            (5.2) Fokus kepada Pelanggan
            (5.3)    Kebijakan Mutu
            (5.4)    Perencanaan
            (5.5)    Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
            (5.6)    Tinjauan Manajemen
(6)       Manajemen Sumberdaya
            (6.1)    Penyediaan Sumberdaya
            (6.2)    Sumber Daya Manusia
            (6.3)    Prasarana
            (6.4)    Lingkungan Kerja
(7)       Realisasi Produk
            (7.1)    Perencanaan Realisasi Produk
            (7.2)    Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan
            (7.3)    Desain dan Pengembangan
            (7.4)    Pembelian
            (7.5)    Produksi dan Penyediaan Jasa
            (7.6)    Pengendalian Alata Pemantauan dan Pengukuran
(8)       Pengukuran, Analisis dan Perbaikan
            (8.1)    Umum
            (8.2)    Pemantauan dan Pengukuran
            (8.3)    Pengendalian Produk yang tidak Sesuai
            (8.4)    Analisis Data
            (8.5)    Perbaikan

Prinsip ISO 9001
ISO 9001 berlandaskan kepada 8 Prinsip Manajemen Mutu, yaitu :
  1. Fokus kepada pelanggan
  2. Kepemimpinan
  3. Keterlibatan setiap orang
  4. Pendekatan Proses
  5. Pendekatan Sistem Manajemen
  6. Perbaikan Berkesinambungan
  7. Pendekatan fakta untuk pengambilan keputusan
  8. Hubungan yang saling menguntungkan dnegan Supplier

Apakah Sistem Manajemen Mutu ??
            Adalah kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. Syarat ISO 9001 : sistem manajemen mutu perusahaan harus terdokumentasi.(cetak atau elektronik).Dokumentasi harus emmenuhi persyaratan ISO 9001

Apa sajakah dokumen mutu yang harus disusun??
  1. Kebijakan mutu dan sasaran mutu
  2. Pedoman mutu
  3. Prosedur mutu
  4. Instruksi kerja
  5. Dokumen pendukung (formulir)
  6. Rencana Mutu

Apa guna dokumen mutu??
  1. Panduan untuk melakukan pekerjaan
  2. Kesebahasan di semua tingkatan dalam perusahaan
  3. Bahan pelatihan
  4. Acuan untuk melakukan audit mutu
  5. Meyakinkan pelanggan
  6. Persyaratan untuk disertifikasi
Apa sertifikasi ISO 9001?
Setiap perusahaan yang menerapkan ISO 9001 dapat memperoleh sertifikat setelah diaudit oleh lembaga Sertifikasi dan dinyatakan lulus.
Sertifikat ISO dikeluarkan oleh Lembaga Sertifikasi  dan berlaku selama 3 tahu.
Namun setiap 6 bulan sekali, Lembaga Sertifikasi akan melakukan kunjungan untuk emastikan bahwa perusahaan masih menerapkan secara konsisten.
Siapa yang akan diaudit :
Lembaga sertifikasi akan melakukan audit terhadap semua pihak yang terkait dengan mutu di perusahaan tersebut, mulai dari pimpinan hingga tingkat yang paling bawah. Audit tersebut dilakukan oleh Tim Auditor yang dipimpin oleh seorang Auditor Kepala (Lead  Auditor).
Apa pera saya dalam penerapan ISO 9001??
Anda tentu masih ingat bahwa yang anda kerjakan adalah proses. Setiap proses diatur dalam dokumentasi sistem mutu yang berbentuk kebijakan mutu, panduan, prosedur, petunjuk kerja dan ketentuan lain yang terkait dengan mutu.
8 Langkah Penting dalam Penerapan ISO 9001
  1. Pahami dokumen mutu yang terkait dengan proses anda
  2. Persiapkan input yang sesuai untuk proses anda
  3. Periksa kesiapan mesin dan alat
  4. Kendalikan parameter proses
  5. Catat parameter proses yang penting
  6. Periksa output / hasil proses
  7. Catat output atau hasil proses
  8. Lakukan tindakan perbaikan
Pahami Dokumen Mutu ??
Anda harus tau dokumen mutu yang terkait dengan proses anda. Yang harus dipelajari adalah dokumen mutu yang berlaku, memiliki tanda terkendali. Setelah memahami prosedur, pelajari rencana mutu, petunjuk kerja, lembar periksa dan standar mutu yang terkait.
Persiapkan Input
Kita perlu mamahami apa input yang dibutuhkan untuk proses yang menjadi tanggung jawab kita. Input dapat berupa bahan baku, komponen ataupun data. Jenis input sangat berpengaruh terhadap proses dan output yang dihasilkan.
Apa yang harus kita lakukan terhadap input??
  1. Memeriksa apakah semua input sudah ada status lulus pemeriksaan oleh bagian GA
  2. Bila dipersyaratkan dalam Instruksi Kerja, anda harus melakukan pemeriksaan dengan metode sesuai dengan petunjuk tsb.
  3. Lakukan pengamatan, terutama saat pertama kali proses berlangsung. Bila ada input yang tidak sesuai, tunda proses dan laporkan pada pihak yang berkepentingan.
Periksa Kesiapan Mesin dan Alat
Kesiapan mesin dan alat perlu diperiksa untuk memastikan bahwa masin dan alat memenuhi syarat untuk melakukan proses. Bagian yang bertanggung jawab untuk mempesiapkan mesn dan alat adalah bagian teknik /maintenance
Kendalikan parameter proses
Pahami lah parameter proses anda dan bagaimana cara mengendalikannya
  1. Parameter apa yang harus dikendalikan
  2. Mengapa parameter tsb harus dikendalikan
  3. Apa akibatnya apabila tdk dikendalikan
Mengendalikan parameter  proses merupakan tindakan pencegahan timbulnya ketidaksesuaian. Sehingga dapat mengurangi biaya kesalahan dan menjaga ketepatan waktu penyerahan.Efektivitas dalam melakukan oengendlaian proses akan sangat emmpengaruhi tingkat kepuasan pelanggan dan efisiensi biaya
Catat Parameter Proses
Selama proses berlangsung, anda harus mencatat parameter proses yang penting sesuai dengan Instruksi Kerja yang berlaku di unit kerja masing-masingg. Catatan tersebut sangat penting untuk dilakukan karena sangat berguna untuk pengendalian dan analisis terhadap proses yang sedang berlangsung. Catatan dilakukan di lembar periksa yang formatnya telah ditentukan oleh pejabat yang berwenang di bagian Anda.
Periksa Output
Output adalah hasil dari suatu proses.  Jadi output dapat berupa produk jadi ataupun setengah jadi. Lakukan pemeriksaan output sesuai Instruksi Kerja. Bandingkan output dengan persyaratan mutu yang ditetapkan. Mengapa perlu dilakuan??arena anda bertanggung jawab terhadap mutu output dari proses anda. Bila ada produk yang cacat maka pisahkanlah dari produk yang baik. Jangan sampai produk accat terkirim kepada pelanggan.
Cacat Output
Salah satu tanggung jawab anda adalah mencatat proses anda. Catatn tersebut digunakan untuk mengendalikan jumlah yang telah dihasilkan. Biasanya yang dicatat : produk yang dihasilkan, produk cacat, lama waktu terpakai, dll. Lakukan pencatatan sesuai lembar periksa yang ditetapkan Instruksi KerjaDengan demikian anda dapat membandingkan antara hasil proses hari ini dengan sebelumnya.
Lakukan Tindakan Korektif
Apabila terjadi ketidaksesuai produk maka ketidaksesuaian harus dicatat dalam Laporan Perbaikan dan Pencegahan (NC) . Tindakan korektif harus dilakukan terhadap sumber penyebabnya sehingga ketidaksesuaian tersebut tidak muncul kembali.

Tindakan Korektif
Ketidaksesuaian harus ditindaklanjuti dengan tindakan korektif. Dengan cara ini kita akan memperoleh perbaikan mutu secara berkesinambungan. Tindakan korektif dapat bermula dari keluhan pelanggan, hasil audiy, laporan ketidaksesuaianlainnya. Langkah penyelesaian ketidaksesuaian:
  1. Rumuskan ketidaksesuaian dengan kata-kata yg jelas
  2. Cari penyebab yg mungkin terjadi
  3. Uji penyebab yg mungkin tersebut dgn fakta
  4. Tentukan sebab yang paling mungkin
  5. Tentukan tindakan korektif
  6. Lakukan perbaikan
  7. Analisis data setelah perbaikan
  8. Pastikan ketidaksesuaian yang sama muncul lagi.
Tindakan Pencegahan
Tindakan pencegahan harus dilakukan terhadap ketidaksesuaian yang mungkin terjadi. Misalnya nda melihat suatu kemungkinan cacat produk karena mesin tidak berjalan dgn baik. Maka anda dapat mengajukan usul tindakan pencegahan.Mengapa harus melakukan pencegahan???
Karena lebih baik mencegah daripada memperbaiki, melakukan pengulangan kerjaan, membutuhkan waktu tambahan, membuang produk yg rusak. Tindakan pencegahan dapat bermula dari hasil audit mutu, tinjauan manajemen, umpan balik dari pelanggan, usulan karyawan.

Perbaikan Berkesinambungan Perbaikan berkesinambunagn akan dapat membawa mutu di tempat kerja anda lebih tinggi. Dengan demikian anda ikut berperan dalam menghasilkan kepuasan pelanggan dan memajukan kinerja mutu perusahaan,.
Peluang peningkatan mutu dapat dilakukan pada :
. mutu produk :rasio cacat produk per jumlah produksi
Mutu perawatan mesin : raso kerusakan mesin per minggu
Produktivitas proses :kecepatan proses pembuatan produk
Sistem pencatatan :akurasi dan kesesuaian catatan mutu dan peningkatan lainnya di sekeliling tempat kerja.

Perbaikan berkesinambungan mengikuti siklus PDCA;;
Plan (rencana)
Do (pelaksanaan)
Check (periksa)
Act (tindakan)
Rencana :
Masalah apa yang dipilih, sasaran perbaikan yang ingin dicapai
Bagaimana cara perbaikan/peningkatannya
Kapan dimulai dan diharapkan selesai

Pelaksanaan :
Rencana yang disusun kemudian dilaksanakan  setelah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang untuk menyetujuinya

Periksa :
Sambil dilaksanakan rencana tersebut, anda juga harus emlakukan pemeriksaan :
Apakah pelaksanaanya berjalan dengan baik??sesuai rencana
Apakah hasilnya efektif

Tindakan
Dari hasil pemeriksaan, anda dapat melakukan :
-tindakan perbaikan bila hasilnya belum sesuai
Mengusulkannya menjadi standar baru bila hasilnya efektif
Daftar Periksa
Dapat digunakan untuk melaksanakan penerapan ISO 9001 maupun untukpersiapan menghadapi audit mutu
1.       Apakah anda memahami kebijakan mutu perusahaan
2.       Apakah anda mengetahui sasaran mutu di bagian anda
3.       Apakah anda telah mengidentifikasi siapa pelanggan anda
4.       Apakah anda memahami persyaratan mereka
5.       Apakah anda memahami prosedur yg terkait dengan proses anda
6.       Apakah anda memahami Instruksi Kerja dip roses yang menjadi tanggung jawab anda
7.       Apakah dokumen mutu di tempat anda adalah dokumen yang berlaku dan terkendali
8.       Apakah dokumen tersebut mudah diambil dan dibaca
9.       Apakah anda melaksanakan pekerjaan sesuai prosedur dan isntruksi kerja
10.    Apakah anda memahami karakteristik mutu dari produk atau jasa yang anda hasilkan
11.    Apakah anda memahami parameter proses anda
12.    Apakah anda mematikan bahwa input ke proses anda sesuai dengan persyaratan mutu
13.    Apakah parameter proses penting telah dikendalikan
14.    Apakah anda mencatat pengendalian parameter proses
15.    Apakah catatan pengendlaian proses dilaporkan ke pihak yang berwenang untuk menganalisisnya
16.    Apakah anda menjaga agar produk atau jasa yang anda hasilkan tidak cacat atau mengalami kemunduran mutu
17.    Apakah alat ukur yang anda gunakan dikalibrasi
18.    Apakah status kalibrasinya masih berlaku
19.    Apakah identifikasi kalibrasi terjaga keutuhannya
20.    Apakah anda menjaga agar ketidaksesuaian tidak terkirim ke proses berikutnya?
21.    Apakah ada mencatat ketidaksesuaian produk atau jasa anda
22.    Apakah produk yang tidaks esuai diberi identifikasi
23.    Apakah anda memisahkan produk yang tidak sesuai terhadap produk yangs sesuai
24.    Apakah anda mengikuti pelatihan yang dipersyaratkan
25.    Apakah hasil pelatihan tersebut anda terapkan
26.    Apakah anda ikut melakukan peningkatan mutu??apa buktinya
27.    Apakah anda terus menerus belajar untuk melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik